لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 8
بنام خدا
جزوۀ آموزشی رؤسای شعب
اداره کل آموزش، تحقیق، توسعه وبررسی های اقتصادی براساس رسالت خطیر آموزشی خود اقدام به برگزاری کارگاه آموزشی – توجیهی برای رؤسای شعب پست بانک در محل ادارات کل پست بانک استان ها و سرپرستیهای استان تهران نموده است و برای برگزاری این دوره ها از مدرسین باتجربه بانکی استفاده می نماید.
اساتید مختلف از مدیریت تعاریف متفاوتی ارائه نموده اند و یکی از تعاریف بشرح ذیل عنوان گردیده است:
«مدیریت عبارت است از استفاده مناسب از منابع مادی و انسانی به منظور دست یافتن به هدف یا هدف های مؤسسه از طریق انجام عملیات مربوط به برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری و کنترل با توجه به عوامل محیط فرهنگی.»
همچنین فرایند سازمان به زبان ساده عبارت از نظم بخشیدن به آشفتگی ها و بی نظمی ها در امور است و عناصر تشکیل دهنده سازمان ها عبارتند از:
الف- افراد
ب- ارتباط افراد با یکدیگر
ج- روابط متقابل افراد و نظام بخشیدن به آن
د- کلیه افراد در سازمان دارای اهداف مشترکی هستند.
و- روابط متقابل "هدف های مشترک سازمان" با "هدف های شخصی".
اگر مدیر را شخصی بدانیم که کلیه وظایف محوله را بوسیله اشخاص انجام می دهد کلیه وظایف و مسئولیتها بعهده مدیر سازمان است این مدیر سازمان باید طوری واحد زیرنظر خود را اداره کند تا بیشترین کارائی را با توجه به شرایط موجود ارائه دهد اگر به تشریح وظایف رئیس شعبه بپردازیم .
عمده وظایف مسئول شعبه به شرح ذیل است:
1-مسئول نحوه اداره شعبه و صندوق
2- به روز رسانی حسابها و کنترل روزانه عملیات شعبه
3- کنترل کلیه حساب های شعبه و سرفصل های مربوطه
4- کنترل اقلام باز و حسابهای واسطه و کنترل ماهیت حساب های مذکور و نحوه پوانتاژ اقلام باز
5- بازاریابی و جذب سپرده ها و کسب درآمد برای بانک(مدیریت منابع)
6- اعطای تسهیلات براساس دستورالعملها وسیاست های اعتباری ابلاغی و کوشش و جدیت برای وصول مطالبات بانک(مدیریت مصارف)
7- تقسیم کار بین کارکنان و راهنمایی و آموزش کارکنان ضمن کار
8- بازاریابی،تکریم مشتریان و حفظ اسرار آنان و ایفای نقش مشاور بانکی مشتریان
9- رسیدگی به شکایات و اعتراضات و پاسخگویی به مشتریان
10- تامین امنیت شعبه و رعایت حد مجاز نقدینگی
11- اجرای دستورالعمل های صادره
12- احراز هویت گیرندگان وجوه و پرداخت وجوه با وکالت نامه
13- سایر امور محوله
وظایف رئیس شعبه درخصوص امور مختلف مربوط به شعبه بشرح ذیل است:
1-مسئول نحوه اداره شعبه و صندوق:
رئیس شعبه باید حضور و غیاب و مرخصی (استحقاقی-استعلاجی-آموزشی و ...) کارکنان را به طور دائم کنترل نماید و قبل از بازنمودن درب شعبه باید متصدیان مربوطه در پشت میز قرارگرفته و شعبه تمیز و مرتب بوده و مقدار پول لازم و فرمها ومهرها و ... در گیشه متصدیان وجود داشته باشد.
برای این منظور قبل از شروع کار و باز شدن درب شعبه باید مسئول شعبه و متصدی، صندوق شعبه را با دو کلید و رمز مربوطه دور از چشم مشتریان باز نموده باشند و ابتدا اطمینان حاصل نمایند که موجودی صندوق باسیتواسیون روز قبل مطابقت دارد و سپس موجودی موردنیاز برای شروع کار را آماده نمایند تامشتری با وارد شدن درشعبه شاهد انجام کارهای آنان نباشد ضمناً نباید کلیدها در روی صندوق شعبه باقی بماند که این کارهم برخلاف دستورالعمل و هم باعث وسوسه افراد متخّلف می شود.
کلیه اسناد نقدی که وجوه آن توسط متصدی دریافت شده باید در ماشین تحویلداری وارد شده و مهر "دریافت شد" داشته باشد. گاهاً اتفاق می افتد که وجوهی از مشتری دریافت می گردد و وارد ماشین تحویلداری نمی گردد که این کار خلاف بوده و باید در هنگام بستن حسابها کلیه گردش های حساب های بدهکار و بستانکار توازن داشته باشد و با موجودی صندوق که در فرم سیتواسیون ثبت شده برابری داشته باشد.
درآخر وقت مسئول شعبه باید کلیه وجوه را ازمتصدی تحویل گرفته با صورت حساب ماشین تحویلداری مطابقت داده و با امضاء سیتواسیون صندوق آنرا داخل صندوق یا خزانه گذاشته و درب صندوق را با دو کلید، (کلید اول و دوم) ببندد و رمز آنرا تغییر دهد کلید اول را خود بردارد و کلید دوم تحویل سرتحویلدار یا متصدی صندوق گردد و اسناد روزانه را با صورت حساب ماشین تحویلداری کنترل نماید. در صورت کسری یا فزونی صندوق حتماً کنترل نماید که اسناد مربوطه صادر شده باشند و بوسیله متصدی تغییراتی در سیتواسیون داده نشده باشد. مدیر شعبه مسئول نظارت و کنترل کلیه اعمالی است که بوسیله متصدیان در طی روز انجام می شود. مسئول شعبه باید توجه داشته باشد که درداخل صندوق به جای وجه نقد چک یا ... قرارداده نشود و بسته های وجوه باند شده و ممهور به مهر گردیده و با ترتیب در صندوق چیده شده باشد. مرتب بودن بسته های وجه تحویلی به مشتری، رعایت نظم و علی الاصول تکریم مشتری باعث ایجاد اعتماد مشتریان به بانک و جذب منابع میگردد و اداره شعبه را به نحو مطلوب میسر میگرداند. میبایست پول های فرسوده و کهنه و ناقص در قسمت جداگانه نگهداری گردد و از داخل بسته های پول خارج شده و نسبت به تعویض آنها اقدام شود.
چنانچه باجه عصر در شعبه ای دایر و رئیس شعبه حضور نداشته باشد می بایست مسئول باجه عصر انتخاب و معرفی گردد و در صبح روز بعد کلیه کارهای باجه مورد کنترل قرار گیرد. از آنجائیکه گاهاً از دستورات تلفنی مسئولین سوء استفادههایی بعمل آمده لذا برای جلوگیری از هرگونه تخلف میبایست از دادن دستورات تلفنی خودداری نمود و همچنین هنگام دریافت تقاضا یا دستور شفاهی یا تلفنی از هویت دستور دهنده آگاهی کامل حاصل نموده و در اولین فرصت و درکوتاهترین زمان ممکن دستور کتبی اخذ گردد و بخصوص در موارد نقل و انتقال وجوه از حساب ها، و یا ایجاد تعهدات مالی برای بانک حتماً موارد با رمز خواسته شود.
یکی از مهمترین امور شعبه نحوه بایگانی و حفظ اسناد و مدارک و مستندات و همچنین نحوۀ دسترسی به آنهاست.
روسای شعب بایستی نسبت به بایگانی صحیح اسناد روز اقدام نمایند و دسترسی به اسناد را به افراد مورد اعتماد و مشخص محول نمایند و درموقع مقتضی اسناد را به بایگانی راکد منتقل نمایند و هر روز پایان وقت و یا اول وقت اداری اسناد حسابداری صادره و وارده را کنترل نمایند.
موضوع نظافت سالن شعبه و میز و در و پنجره ها و شیشه ها از اهمیت خاصی برخوردار است که باید مورد توجه مسئول شعبه قرار داشته باشد و در حد شئون بانک نسبت به نظافت آنان بوسیله خدمتگزار یا افراد دیگر که به کار گماردهاند نظارت نمایند.
رعایت استاندارد پوشش کارکنان بانک و علی الخصوص آراستگی ظاهری و نظارت برسایر کارکنان بعهدۀ رئیس شعبه است. البته پوشش پذیرفته شده کارکنان بانک ها (آقایان کت و شلوار و پرهیز از پوشیدن صندل و بدون جوراب و درمورد خانم ها نیز پوشش متین اسلامی) برای کلیه کارکنان لازم الرعایه می باشد.
2- به روز رسانی حسابها و کنترل روزانه عملیات و عملکرد شعبه:
بطور کلی مسئولیت حفظ دارایی های بانک با روساء شعب و در غیاب آنان با معاونین شعب می باشد.مسئولین باید همواره عملیات دوایر و باجه ها و مخصوصاً موجودی صندوق و خزانه (اعم از وجه نقد-شبه پول-تمبر-اوراق بهادار و ...) را رسیدگی و کنترل نمایند تا از صحت عملیات متصدیان اطمینان کامل حاصل نمایند.
روساء شعب باید هر چند مدت بدون جلب توجه دیگران دفاتر حسابداری و مانده حسابها و اقلام باز حسابهای واسطه مثل بدهکاران موقت-بدهکاران داخلی-مانده های مطالبه نشده-بستانکاران موقت-حساب بین واحدها و انواع حسابهای قرض الحسنه و سرمایه گذاری و سود آنها و همچنین ترازهای تهیه شده اعم از(دستی و ماشینی) را به دقت مورد بررسی قرار دهند.
3- بهرهبرداری از گزارشات حسابرسی داخلی
منظور از حسابرسی شعبه تطبیق عملیات هر شعبه با دستورات صادره و راهنمائی کارکنان برای حسن انجام وظایف محوله می باشد و دستوراتی که در ضمن حسابرسی و همچنین بازرسی هایی که بعمل می آید باید مورد توجه روسای شعب قرار گرفته و ضمن رفع آن نواقص سعی شود در حسابرسی های بعدی آن نواقص تکرار نشده باشد. بدیهی است در صورت تکرار نواقص و اشتباهات قبلی این امر نشانه سهل انگاری مسئولین بوده و مشمول اعمال تنبیه خواهد بود.
4- کنترل اقلام باز و حسابهای واسطه و کنترل ماهیت حساب های مذکور و نحوه پوانتاژ اقلام باز:
کلیه اقلام باز حساب های و اسطه مانند حساب بدهکاران موقت – بدهکاران داخلی و بستانکاران موقت و بستانکاران داخلی و مانده حساب بین واحدها و حساب حواله های عهده و مانده های مطالبه نشده و هم چنین تراز کلیه حساب های قرض الحسنه و سرمایه گذاری باید طبق دستورالعمل های مربوطه بوسیله مسئول شعبه (روزانه و یا هفتگی) کنترل و در صورت مغایرت برای رفع آن فوراً اقدام نماید. اسناد پوانتاژ و سرفصل های تسویه حساب های وا سطه و حسابهای انتظامی با دقت مورد بررسی و کنترل قرار گرفته و حتماً به امضاء رئیس شعبه برسد.
5- جذب سپرده ها و کسب درآمد برای بانک(مدیریت منابع)، بازاریابی و بازارشناسی:
بانک بعنوان یک بنگاه اقتصادی می بایست به کسب درآمد ونهایتاً سودآوری دست یابد لذا دستیابی به سود عملیاتی که تفاوت هزنیه عملیاتی و درآمد عملیاتی است می بایست توجه نمایند لذا با افتتاح انواع حساب های قرض الحسنه پس انداز و جاری و سپرده های سرمایه گذاری کوتاه مدت و بلند مدت و حتی المقدور جذب سپرده های ارزان قیمت (قرض الحسنه و کوتاه مدت) به جذب منابع مبادرت میورزد تا توانائی بانک را برای اعطاء تسهیلات تحقق بخشد و سود حاصل از معاملات در قالب عقود اسلامی را کسب نماید. از طرفی نیز بانک ها با ارائه خدمات گوناگون و دریافت کارمزد (درآمد غیرعملیاتی) به سودآوری خواهند رسید.
بنابراین روساء شعب باید هر روز مانده انواع حسابهای دفتر کل را ملاحظه نموده و در افزایش سپرده ها سعی وافر نمایند. زیر که از عمده ترین امور بازاریابی در بانک ها توسط رئیس شعبه انجام میپذیرد.
مسئول شعبه باید نسبت به امور مربوط به سازمان شعبه و ارائه خدمات مناسب به مشتریان و راه های جذب مشتری و افتتاح انواع حساب های پس انداز و جاری و سرمایه گذاری نظارت کامل داشته و برای هر کاری افراد مناسب آن را بکارگمارد و ضمن آموزش دادن کارکنان درجهت افزایش کارایی و خدمت رسانی به شناسایی بازارهای هدف بانک بپردازد و نیازهای مشتریان و متقاضیان را بصورت منطقی برآورده سازد.
مسئول شعبه باید یک بازاریاب خوب و آگاه باشد و ضمن بررسی موقعیت جغرافیایی شعبه خود راههای جذب منابع را بررسی و بشناسد و با ارائه خدمات مناسب و بموقع در حفظ مشتریان بانک
جزوۀ آموزشی رؤسای شعب