اتوماسیون اداری
به زبان ساده، اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه هاو مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملاً یکپارچه وآسان انجام پذیرد وبدین ترتیب فرمولی جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کارگیری اتوماسیون است.(احمدی احمد ،1390).
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دوصورت شفاهی و کتبی است.( ریموند[1]،1998).
اتوماسیون اداری، استفاده از ماشین آلات برای انجام امور فیزیکی است که معمولا توسط انسان انجام می گیرد.(مک لوید[2]،1387،ص470).
اتوماسیون اداری، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارآئی آنهاست.(صرافی زاده،1383،ص65).
حذف روش دستی ودر نتیجه حذف کاغذ، ارسال لحظه ای نامه ها و در نتیجه جلوگیری از صرف وقت و عدم نیاز به نیروی انسانی جهت جابه جایی نامه از مزایای استفاده ازاتوماسیون اداری است.سیستم اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباطات داخلی سازمان وهمچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده داراست. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فکس، و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستندکه می تواند در این مجموعه به کار رود.سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل، آرشیو اسناد و مدیریت فرایندها تشکیل می شودکه با سیستم دبیرخانه، سیستم پردازش عملیات و سیستم آرشیو اسناد در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان از طریق سیستم های نرم افزاری سازماندهی می شود.
نرم افزاهای اتوماسیون اداری با نگرشی بر مفهوم مدیریت گردش کار، به گونه ای طراحی گردیده اندتا کلیه کارهای مکاتباتی و در جریان یک سازمان را منجر به تولید و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتی در سطحی فراتر از یک سازمان خواهد شد را مدیریت نماید.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل،1389،ص4).
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزارهایی هستند که توسط آنها، مکاتبات داخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ، انجام گرفته و لذا نیازی به نامگذاری های مرسوم اداری نیست.(همان منبع).
2-1-2 اطلاعات
اطلاعات، عبارت است از جریان هایی که مجموعه دانایی هارا تغییر می دهد، این تغییر زمانی اتفاق می افتد که یا مطلبی به مجموعه دانایی ها افزوده شود و یا تجدید ساختاری در آن به وجود آید.(شولتر[3]،2000،ص5).
شایدبتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست.داده هامواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می کند.(طالقانی،1382،ص178).
از آن جا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم.مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات قبل از استفاده باید تائید شود .
آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است.دانش اطلاعات ماوری دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجادشده از طریق رایانه است.(همان منبع ،ص34)
3-1-2 عصر اطلاعات
در عصر صنعتی ((سرمایه))منبع استراتژیک به شمار می آمد، در حالی که در عصر اطلاعات ((دانش))منبع استراتژیک است. در عصر اطلاعات ارزش افزوده از طریق تبدیل اطلاعات به دانش و همچنین سرعت انتقال آن حاصل می شود. جریان اصلی اطلاعات، مبتنی بر ارتباطات است. امروزه به کارگیری میکروپروسسورها در قالب سلول های الکترونیکی، انقلاب به وجود آمده در ارتباطات و ساختاردهی دهکده کوچک جهانی را سازمان دهی نموده و به کارگیری اینترنت و دیگر ابزارهای ارتباطی بین اللمللی را میسر ساخته است.(داورونوس-پرچ،1387،ص 357).
4-1-2اطلاعات ویژه سازمانی
منظور از اطلاعات ویژه سازمانی،اطلاعاتی است که موجب افزایش توان سازمان در تشخیص میزان نیاز به کنترل عوامل خارجی مختلف شده ، امکان طراحی استراتژی مناسب برای نفوذ بر آن عوامل را افزایش می دهد. (رضائیان ،1385،ص 55).
5-1-2 سیستم های اطلاعات مدیریت[4]
داده های سیستم تی-پی-اس را برای نظارت برعملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند. سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و برقراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها با اخذ تصمیمات به موقع و اثربخش برای برنامه ریزی، هدایت و کنترل فعالیت هایی که آنها مسول هستند.
سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری پشتیبانی را برعهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند. سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی متشکل است مجموعه افراد، دستورالعمل ها، داده ها، سخت افزارها و نرم افزارکه به جمع آوری، ثبت ،پردازش ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد.این تعریف به چند مورد اشاره دارد:
- سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد.
- هدف از سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیم است.
- محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستم های سازمان است.(صرافی زاده،1383،ص45).
6-1-2فناوری اطلاعات[5]
فناوری اطلاعات رامی توان به عنوان "فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور که امکانات خودکار استفاده از اطلاعات را فراهم می کنند "تعریف کرد.(هیکز[6]،1998،17)
فناوری اطلاعات در قالب امکاناتی که به سازمان ارائه می کند؛ تعریف شده است ازقبیل: کامپیوتر، کاربردهای نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقال داده، ازاطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها.
مدت زمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، را به عنوان ابزار تحلیلی و مدلسازی مورد استفاده قرار می دادند. کاربردهای رایج فناوری اطلاعات در تولید شامل برنامه ریزی محصول و کنترل، مدلسازی فرآیندها، سیستم های اطلاعاتی عمده مدیریت و امور پشتیبانی است.(عطاران،2003،ص440).
اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کار می رود که ما درضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور، همچنین فناوری های قدیمی که بایگانی اسناد، ماشین های محاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(توربان[7]،1996، ص15) .
با وجود این تعاریف متعدد، گاه فنآوری اطلاعات و ارتباطات مدنظر است وگاه نیز میان این دو تفاوت قائل می شوند.اما به طور کلی می توان این تعاریف را به دو دسته تقسیم نمود:
- تعریف فنی: در این دیدگاه منظور ازIT همان زیرساخت ها و فناوری های سخت افزاری ،ارتباطی و نرم افزارهای تولیدو پردازش داده ها می باشد.
- تعرف با دید سیستم های اطلاعاتی: در این تعریف فناوری اطلاعات عبارت است ((مجموعه منابع فنی و سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی، سیستمی که برای تولید، پردازش، توزیع و به کارگیری اطلاعات استفاده می شود))(چکلندوهالول[8]،1998 ،ص 89).در ادامه هر جا صحبت از فنآوری اطلاعات شد،تعریف دوم مد نظرما خواهدبود.
7-1-2کاربردهای فنآوری اطلاعات در سازمان
فناوری اطلاعات در سازمان ها، کاربردهای متعددی دارند.امروزه بسیاری از فعالیت های سازمانی با استفاده از فنآوری های اطلاعات صورت می گیرد.این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنها می شود.گسترش بکارگیری فنآوریهای اطلاعاتی در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فنآوری های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها اگر غیرممکن نباشد،با دشواری روبرو بوده و سطح کارآئی به طور بارزی کاهش می یابد.کاربردهای فنآوری اطلاعات به نظر اکثرصاحبنظران به سه گونه عمده"کاربردعملیاتی"، "کاربرداطلاعاتی"، "کاربرد استراتژیک"تقسیم می شوند، که هر سازمانی با توجه خود، ترکیبی از آنها را به کار می گیرد. (بارلینگیم[9]،1961 ،ص121).
[1] .Rymoond
[2] .Mcleod
[3] .schltze
[4] .manigment information system
[5] .information tecknology
[6] .Heeks
[7] .Turban
[8] .Chekland & Holwell
[9] .Burlingame
فرمت ورد قابل ویرایش
تعداد صفحات: 79
مبانی نظری و پیشنه تحقیق جهت نوشتن فصل دوم پایان نامه ارشد و دکتری
همراه با رفرنس نویسی و پاورقی داخل متن
پیشینه تحقیق کامل: خارجی و داخلی
منابع فارسی کامل
منابع انگلیسی کامل
ما در این بخش علاوه بر منابع مبانی نظری، منابع کلی دیگری رو برایتان در نظر گرفتیم تا همواره در نوشتن پایان نامه از این منابع بهره مند گردید.
تحقیق و پیشینه تحقیق بهبود عملکرد و اتومایسیون اداری با فرمت ورد
