لینک پرداخت و دانلود در "پایین مطلب"
فرمت فایل: word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحات:52
شناخت سیستم‌های برنامه ریزی منابع موسسه
امروزه سازمانها برای تولید محصولات با کیفیت بالا و مطابق با نیازهای خاص مشتری تحت فشار هستند.
هر شرکت مجموعه‌ای پیچیده از گردش اطلاعات است و تنها مدیریت صحیح می‌تواند با پردازش این اطلاعات شرکت را در رسیدن به اهداف رقابتی یاری دهد. ERP یک استراتژی نیست بلکه سیستمی نرم‌افزاری است که داده‌های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه ساخته و به شکل مناسب در اختیار کاربران قرار می‌دهد. استانداردشدن داده‌ها، کاهش زمانهای پیشبرد، اتوماسیون فعالیتها و خدمات سریعتر مشتریان از جمله مزایایی است که کاربردERP برای شرکتها به ارمغان می‌آورد. سیستمERP به کارکنان یک مجموعه‌تولیدی اجازه می‌دهد تا با هماهنگی هم کار کنند حتی اگر میان آنها مرزهای جغرافیایی وجود داشته باشد. ERP با نشان‌دادن وضعیت لحظه‌به لحظه‌یک سفارش یا محصول در سازمان، به عنوان یک ابزار پشتیبانی تصمیم‌گیری عمل می‌کند. سرمایه‌گذاری رویERP برای هر سازمانی‌هنگفت است و مدیران غالباً در سنجش بازگشت این سرمایه‌گذاری دچار اشتباه می‌شوند. برنامه‌ریزی منابع موسسه با داشتن قابلیت به‌روزسازی استراتژی‌ها و فناوریها، موسسه را به سمت به‌کارگیری فناوریهای جدید رهنمون می‌سازد. سیستم برنامه‌ریزی منابع موسسه به‌تازگی در ایران مورد توجه قرار گرفته است. تا رسیدن به سطح استاندارد سیستم‌هایERP و پوشش‌دادن نیازهای روزافرون صنعت و خدمات در ایران هنوز راه درازی در پیش است. چکیده امروزه سازمانها برای ارائه خدمات و محصولاتی با کیفیت بالاتر و مطابق با نیازهای خاص هر مشتری، تحت فشار قرار دارند؛ بنابراین، آنها برای حفظ قدرت رقابتی خود در این محیط سریع و پرتغییر، به‌دنبال راههای جدید و موثری هستند. اما این حقیقت که هر شرکت مجموعه‌ای به‌هم پیچیده از گردش فعالیتها و اطلاعات است، دستیابی به هدف فوق را دشوار می‌سازد. تنها مدیریت صحیح این فعالیتها و اطلاعات می‌تواند شرکتها را در رسیدن به اهداف رقابتی‌شان یاری دهد.
تکامل سیستم‌های اطلاعاتیIS) )، همگام با پیشرفت فناوری اطلاعات(IT) و نرم‌افزارهای کامپیوتری، به‌شکل‌گیری و توسعه سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع موسسه (ERP) انجامیده است. اگرچه دو دهه از پیدایشERP می‌گذرد، به‌لحاظ تاریخچه‌ای می‌توان آن‌را تداوم حرکتی دانست که از سیستم‌های برنامه‌ریزی احتیاجات موادMRP) ) آغاز گردیده و توسعه و بهبود یافته است. ERP یک استراتژی نیست؛ بلکه سیستمی نرم‌افزاری است که داده‌های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه ساخته، به‌شکل مناسب و در موقع لازم در اختیار کاربران قرار می‌دهد. به‌این ترتیب،ERP تمامی جنبه‌های یک سازمان را - از جمله توزیع و فروش، برنامه‌ریزی تولید، تهیه و تدارک مواد، مدیریت سازمان و منابع انسانی و برنامه‌ریزی و کنترل تجاری - در قالبی ساخت‌یافته در بر می‌گیرد. چنین سیستمی منافع بسیاری را - چون استانداردشدن داده‌ها و فرایندها، کاهش زمانهای پیشبرد، اتوماسیون فعالیتها، و خدمات سریعتر مشتریان - برای شرکتها به‌ارمغان می‌آورد.
این مقاله به چیستیERP می‌پردازد. با بررسی موقعیتERP به‌عنوان یک سیستم واسط میان زنجیره تامین و سیستم‌های کف کارخانه و مرور تاریخچه‌ای و شناخت کارکردهای عمده آن، سعی بر آن است تا به چیستیERP پاسخ داده شود. همچنین فواید و دلایل به‌کارگیری- ERP مانند یکپارچه‌سازی داده‌های مالی و استانداردکردن فرایندهای تولید - برشمرده می‌شود تا ضرورت آن تشریح گردد.
1 - مقدمه تولیدکنندگان، امروزه تحت فشار قرار دارند تا محصولاتی با کیفیت بالاتر و مطابق با نیازهای خاص هر مشتری را در زمانی کوتاه‌تر ارائه دهند. بنابراین شرکتهای تولیدی برای حفظ قدرت رقابت خود در این محیط تجاری سریع، به‌دنبال راههای جدیدی می‌گردند؛ روشی که بتوانند از ظرفیتهای موجود تولید بهره بیشتری ببرند و موجودی در گردش خود را کاهش دهند. اما این حقیقت که هر شرکت تولیدی مجموعه به‌هم پیچیده‌ای از گردش فعالیتها و اطلاعات است، دستیابی به اهداف فوق را دشوار می‌سازد. بنابراین تنها مدیریت درست این فعالیتها و اطلاعات می‌تواند شرکت را در رسیدن به اهداف رقابتی یاری دهد. در مقابل، یک مدیریت ضعیف به کیفیت پایین، پاسخ‌گویی کُند به مشتری و هزینه‌های کمرشکن می‌انجامد. چنین تولیدکننده‌ای، چاره‌ای جز ترک بازار ندارد.
در اکثر کارخانه‌های تولیدی، مشکلات موجود، ناشی از کمبود تلاش کارکنان نیست. بلکه مشکل اصلی، کمبود همکاری و هماهنگی در استفاده از منابع در دسترس کارخانه (افراد، اطلاعات، مواد و ابزار) و در نتیجه مدیریت موثر کار است. پیشرفتهای اخیر در فناوری اطلاعات(IT) و نرم‌افزارهای کامپیوتری، اکنون مدیران را قادر ساخته است تا از طریق سیستم‌های اطلاعاتی مختلف، دسترسی آسان و سریعی به داده‌های مختلف سازمان داشته باشند.این داده‌ها، عموماً در سه سطح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی موجود هستند. شکل 1، مهمترین سیستم‌های اطلاعاتی یک سازمان و سطح عملکرد هرکدام از آنها را نشان می‌دهد.
در این میان، سه سیستم اصلی - یعنی مدیریت زنجیره تامینSUPPLY CHAIN ) MANAGEMENT=SCM)، برنامه‌ریزی منابع موسسه(ERP) و سیستم اجرای تولید (MANUFACTURING EXECUTION SYSTEM = MES) از اهمیت خاصی برخوردار بوده، در قلب جریان اطلاعات شرکت قرار دارند. زنجیره‌ای تامین، «مجموعه‌ای از تسهیلات و کانالهای توزیعی است که مواد خام را به‌کار برده، آنها را به محصول نیمه‌ساخته و محصول نهایی تبدیل می‌کند و در نهایت، این محصول نهایی را به‌دست مشتری می‌رساند». در نتیجه این زنجیره، سازمان تولیدکننده، تامین‌کنندگان وی و کانالهای توزیع و فروشندگان را دربر می‌گیرد.
شکل 1 : سطوح داده‌ها و تصمیم‌گیری در سازمان
همچنین بنابه تعریف جامعه بین‌المللی سیستم‌های اجرایی تولیدMESA ) INTERNATIONAL)، این سیستم‌ها اطلاعاتی را ارائه می‌دهند که امکان بهینه‌سازی فعالیتهای تولید را از صدور سفارش تا تولید کالاهای نهایی فراهم می‌کندMES . بااستفاده از داده‌های جاری و دقیق، فعالیتهای کارخانه را هدایت می‌کند و به‌محض وقوع مشکلات، اقدام لازم را نسبت به آنها انجام می‌دهد. بنابراین، با پاسخ سریع به شرایط متغیر و تمرکز بر کاهش فعالیتهای فاقد ارزش افزوده، عملیات و فرایندهای کارخانه به شکل موازی هدایت می‌شود». از این رو سیستم اجرای تولید، یک سیستم حیاتی در کف کارخانه است که اطلاعات لازم را برای به‌اجرا درآمدن تولید فراهم می‌کند.
سیستم برنامه‌ریزی منابع موسسه - موضوع اصلی این مقاله - یک سیستم واسط بین زنجیره تامین و کف کارخانه است که کلیه فعالیتهای برنامه‌ریزی داخل سازمان تولیدکننده را در برمی‌گیرد. شکل 2 ارتباط تاریخی این سه سیستم را نشان می‌دهد.
2 - سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع موسسه سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع موسسهERP) )، نرم‌افزارهایی هستند که داده‌های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه ساخته، به‌شکل مناسب و در زمان حقیقی و بی‌درنگ در اختیار کاربرانی قرار می‌دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به تمامی افراد یک مجموعه تولیدی اجازه می‌دهد تا با هماهنگی هم کار کنند؛ حتی اگر میان آنها مرزهای جغرافیایی وجود داشته باشد. به‌این ترتیب،ERP محیطی برای بهبود عملکرد تجاری و کسب مزیت رقابتی فراهم می‌کند.
واژه موسسه، مفهوم اصلیERP را در بردارد؛ به‌کارگیری یک برنامه‌ی نرم‌افزاری که به‌تنهایی بتواند نیازهای کارکنان بخشهای مالی، منابع انسانی، تولید و انبار، خرید و فروش و پشتیبانی و خدمات مشتری را برآورده سازد، امری دشوار و حتی غیرممکن به‌نظر می‌رسد. در نتیجه، رسیدن به این هدف نیازمند همکاری و تعهد تمامی عناصر یک سازمان است. در عوض پس از این یکپارچه‌سازی، بخشهای گوناگون می‌توانند راحت‌تر با هم ارتباط برقرار کنند.
شکل 3 - یکپارچه‌سازی سیستم‌های یک موسسه تولیدی
ERP سعی دارد بر روی پنج تناسب متمرکز شود: تولید محصول مناسب، با کیفیت مناسب، در مقدار مناسب، با قیمت مناسب و در زمان مناسب که سبب رضایت مشتری و درنتیجه، کسب سود گرددERP . همچنین با نشان‌دادن وضعیت لحظه‌به لحظه یک سفارش یا محصول در سازمان، به‌عنوان یک ابزار پشتیبانی تصمیم‌گیریDECISION ) SAPPORT SYSTEM=DSS) عمل می‌کند و شرکت را در پاسخ به سوالهای زیر یاری می‌دهد:
O می‌خواهیم چه محصولاتی را تولید کنیم؟
O محدودیتهای زمانی تولید ما چیست؟
O محصولات را چگونه می‌سازیم؟
O چه مقدار از آن را می‌سازیم؟
O چگونه منابع را به تولید اختصاص می‌دهیم؟
O کیفیت مورد انتظار محصول چیست؟
O تولید محصول چه مقدار هزینه در برخواهد داشت؟
O درجه رضایت مشتری چقدر است؟
یک سیستم خوبERP ، برای هرکدام از زوایای یک موسسه که در پاسخ به سوالهای فوق مسئول هستند، یک مدول(MODULE) جداگانه دارد و همزمان یک دید یکپارچه را از سراسر موسسه ارائه می‌دهد. شکل 3، چگونگی یکپارچه‌سازی سیستم را توسطERP نشان می‌دهد.
3 - تاریخچه
1-3 برنامه‌ریزی احتیاجات مواد:MRP طرح اولیه برنامه‌ریزی احتیاجات موادMRP) ) در اوایل دهه 1970 برمبنای یک پردازشگر لیست موادBILL OF ) MATERIAL=BOM) ایجاد شد. این پردازشگر، برنامه تولید اقلام والد را به برنامه تولید یا خرید اقلام جزء تبدیل می‌کرد. این کار با بسط دادن یا انفجار نیازمندیهای محصول بالاترین سطح در طول لیست مواد، به‌منظور تعیین تقاضای قطعات صورت می‌گرفت. سپس تقاضای ناخالص پیش‌بینی شده با موجودیهای دردست و سفارشها در طول افق زمانی برنامه‌ریزی و در هر سطح ازBOM مقایسه می‌شد. بعدها، سر برنامه تولید (MASTER PRODACTION SCHEDULE=MPS) ، کنترل فعالیت تولید (PRODUCTION ACTIVITY CONTROL)=PAC) برنامه‌ریزی سرانگشتی ظرفیت (ROUGH-CUT CAPACITY PLANNING= RCCP) برنامه‌ریزی احتیاجات ظرفیت (CAPACITY REQUIREMENTS PLANNING=CRP) و خرید نیز به سیستم اولیه اضافه شد.
MRP از کامپیوتر برای ذخیره‌سازی و دستیابی به حجم بالایی از اطلاعات استفاده می‌کرد و نیز به ایجاد هماهنگی میان فعالیتهای مختلفی مانند مهندسی، تولید و مواد در واحد تولیدی کمک می‌کرد؛ از این رو به‌عنوان یک تکنیک مدیریت تولید مهم، فراگیر شد. اولین بسته نرم‌افزاری برنامه‌ریزی احتیاجات موادMRP ، سیستم برنامه‌ریزی احتیاجات(REQUIREMENTS PLANNING SYSTEM=RPS) متعلق به شرکت IBMبود. سیستم‌هایMRP اولیه، دو ایراد عمده داشتند. اولی اینکه به‌خاطر نوسانهای تقاضا و تامین مواد، سیستم ثباتی نداشت و هر اجرای آن نتایج کاملاً متفاوتی با اجراهای قبلی ایجاد می‌کرد. دیگر اینکه به‌خاطر همین نوسانها،MRP به‌جای کاهش موجودی - بنابه ادعای فروشندگانش - تاثیری معکوس داشت و باعث افزایش موجودی می‌شد.
2-3 برنامه‌ریزی منابع تولیدی:(MRPII) اولین گام در رفع مشکلاتMRP ، ایجاد شرایطی بود که سیکل برنامه‌ریزیMRP بتواند از سیکل اجرایی تولید، بازخورهای لازم را دریافت کند. به‌این ترتیب نوع کامل‌تری ازMRP به نامMRP حلقه بسته شکل گرفت. واژهMRP حلقه بسته بیانگر مرحله‌ای از توسعه سیستمMRP است که در آن عملیات طراحی سربرنامه تولید،MRP و برنامه‌ریزی احتیاجات ظرفیت، با عملیات کنترل فعالیت تولید و خرید مرتبط شده‌اند. با توسعه طراحی سربرنامه تولید و نیز باافزودن پشتیبانی از جنبه‌های مالی برنامه تجاری بهMRP حلقه بسته، سیستمی عینیت یافت که در حقیقت یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت کلیه منابع تولیدی بود. اینMRP توسعه یافته، برنامه‌ریزی منابع تولیدی یاMRPII نام گرفت. در نتیجهMRPII ترکیبی است ازMRP حلقه بسته، به‌علاوه اجزایی برای برنامه‌ریزی مالی -تجاری. در سیستم‌های جدید MRPII، قابلیت تحلیل وضعیت به‌صورت چه می‌شود اگر(WHAT-IF) در حد گسترده‌ای فراهم شده استMRPII . نیز هنگام پیاده‌سازی با مشکلاتی مواجه شد:
O حدود 98% از لیست موادBOM) )هاو گزارشهای موجود، نادقیق بود و برای استفاده باید به‌روز و تصحیح می‌شد؛
O بسته‌های نرم‌افزاری جوابگوی نیازهای موسسه نبودند؛ چون این برنامه‌ها آن‌قدر ویژگیهای گوناگونی داشتند که کارکنان شرکت و حتی افراد حرفه‌ای به‌درستی آن را نمی‌فهمیدند و درک نمی‌کردند؛
O هر شرکتی موفقیتهای خود را براساس دستاوردهای مالی آتی تخمین می‌زند، اما MRPII قادر به نشان‌دادن اهداف بلندمدت مالی موسسه نبود؛
O چون اجرای این نرم‌افزارها مختص افرادی بود که بر فناوری اطلاعات تسلط داشتند، در برخی کارکنان این احساس پدید می‌آمد که سیستم، آنها را در نظر نمی‌گیرد و به‌تدریج کنار گذاشته می‌شوند؛
O گذر زمان و تجربه افراد استفاده‌کننده از این‌گونه سیستم‌ها نشان می‌دهد که افراد، درک درستی از نرم‌افزار یا فرایندهای عملیاتی جدیدی که باید در یک محیط یکپارچه اجرا می‌شده است، نداشتند و این امر حاصل آموزش ناکافی بوده است.
O به‌دلیل مسائل و مشکلات فوق، شرکتها هنگام اجرا و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی خود مکرراً بااشکال مواجه می‌شدند و ناچار بودند از مشاورانی استفاده کنند که در اکثر مواقع حضور آنان غیر موثر و نامطلوب بود.
به‌این ترتیب، اگرچه در دهه 1980، پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی احتیاجات همچنان به رشد صعودی خود ادامه داد، استفاده از قابلیتهای آنها - به‌ویژه طراحی سربرنامه تولید - به‌درستی درک نشد و در نتیجه مشکلات و انتقادات وارد بر MRPوMRPII همچنان برجای خود باقی ماند.
3-3 برنامه‌ریزی منابع موسسه: سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع موسسه از اوایل دهه 80 به‌وجود آمدند و خاستگاه آنها سیستم‌های طراحی تولید و ساخت است. این سیستم‌ها، علاوه بر ویژگیهای اضافی، یکپارچه‌سازی بهتری از مدولهایMRPII دارند. ویژگیهای اضافه شده بهERP ، معمولاً شامل مدیریت منابع انسانی، سیستم‌های پرداخت حقوق و دستمزد، کنترل اسناد و مدارک، کنترل کیفیت و گاهی نگهداری و تعمیرات می‌شود. موقعیتMRP در سیستم،ERP در شکل 4 نشان داده شده است.
شکل 4 - موقعیت مدولMRP در سیستمERP
با ساده‌تر و موثرترشدن فرایندهای توزیع، زنجیره تامین کوتاه‌تری به کارخانه تحمیل می‌شود؛ بااین فرض که در آن صورت زنجیره تامین پاسخ‌گوتر خواهد بود. بنابراین، مدیران اجرایی کارخانه نیز به سیستم‌هایی نیاز دارند که بتواند در مدت زمان کمتری به تقاضا پاسخ گوید. نیازمندیهای متغیر مشتری، سطوح کمتر موجودی، تغییر دایمی زمان‌بندیها و اجرای کوتاه‌تر تولید نیز فعالیتهای کارخانه را تحت فشار قرار می‌دهند. چنین شرایطی به توسعه اتوماسیون و کاهش جدی نیروی کار منجر گردیده است و زمینه را برای استفاده هرچه بیشتر از سیستم‌هایERP و تسهیل جریان اطلاعاتی لازم، فراهم کرده است.
در این میان، فروشندگان (سازندگان) بزرگ نرم‌افزارهایERP ، زنجیره‌های تامین ساده‌ای را نیز در بستهERP خود گنجانده‌اند. در حقیقت چون این سیستم‌ها با تمرکز بر کف کارخانه و کاربر و با جمع‌آوری خودکار داده‌ها موجودی را به‌روز می‌کنند، دارای سرعت، صحت و اطمینان بالایی هستند و اطلاعات و داده‌ها را در تمام زیر سیستم‌ها و بخشهای تولیدی موسسه به‌صورت مناسبی منتقل می‌کنند.این محیط تولیدی متمرکز بر عملیات - جایی که اطلاعات درون و بین کارخانه‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود و برنامه‌ریزی در زمان حقیقی (لحظه به لحظه) صورت می‌گیرد - یک زنجیره تامین واقعاً کارآمد به‌وجود می‌آورد.
همچنین برای دستیابی به یک سیستم چابک و مناسب، باید سیستم‌های تولیدی به‌کار گرفته شوند که بتوانند به‌آسانی با ادوات گردآوری خودکار داده‌ها یکپارچه گردند. برای نیل به این مقصود نیز سیستم‌های اجرایی تولید همگام باERP به‌کار گرفته می‌شوند. در این‌صورت، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع موسسه، مدیریت زنجیره تامین و سیستم‌های اجرای تولید به‌راحتی از هم پشتیبانی می‌کنند و اطلاعات در زمان کمتر و بادقت بیشتری بین آنها ردوبدل می‌شود.
سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع موسسه، جدیدترین روایت از سیستم‌های طراحی‌شده برای ورود، ذخیره‌سازی و بازخوانی اطلاعات تجاری از سیستم‌های برنامه‌ریزی مواد هستند. این مسیر، باMRP آغاز شد، باMRPII توسعه یافت و با یکپارچه‌کردن تمامی سیستم‌های اطلاعاتی لازم برای مدیریت یک موسسه تولیدی، نامERP را به‌خود گرفت.
در سیستم‌هایERP جدید، تدابیری مدیریتی و سنجشی درنظر گرفته شده است که قابلیتهای کنترل مالی و پولی و سایر موجودیها را در سطح کل موسسه دارا است. به‌این سیستم‌ها، در اصطلاح مدیریت منابع موسسهENTERPRISE RESOURCE ) MANAGEMENT = ERM) گفته می‌شود.
4 - کارکردهایERP
به‌طور کلی نمی‌توان استاندارد ویژه‌ای برای مدولهای (یا کارکردهای) یک نرم‌افزار ERP ارائه داد؛ چرا که اغلب به‌طور خاص برای هر سازمان تهیه می‌شوند و حتی در صورتی که به‌صورت یک بسته نرم‌افزاری به‌فروش برسند، نیاز به تغییر و هماهنگ‌سازی با موسسه و کسب و کار ویژه آن دارند. به‌علاوه، حجم سازمانها (شامل ساختارها و فرایندهای کسب و کارشان) و اهداف آنها از اجرایERP ، تنوع و تفاوتهای اساسی با یکدیگر دارند. از این‌رو، ممکن است بعضی از نرم‌افزارها که به‌عنوان بهترین گزینه برای برخی موسسه‌ها استفاده می‌شوند، تنها بعضی از مدولهای مطرح را در برداشته باشند و یا اینکه برخی با داشتن تمامی مدولهای مطرح، باز هم در پاسخ‌گویی و برآورده ساختن نیازهای یک موسسه ناتوان باشند.
بااین حال، عمده کارکردهایERP را می‌توان به شرح زیر دسته‌بندی کرد:
1-4 توزیع و فروش: کارکردهای توزیع و فروش به دو گروه کلی زیر تقسیم می‌شوند:
الف - اتوماسیون نیروی فروش:(SFA) کارکردهایی را برای انجام فرایندهای فروش - مانند مدیریت قرارداد، پیش‌بینی فروش و مدیریت سفارش - در اختیار سازمان قرار می‌دهد تا با ارائه دسترسی بی‌درنگ به اطلاعات فروش، وظایفی چون ورود سفارش، تحویل و صدور صورتحساب و...، همگی بهبود یابند؛ ب - مدیریت ارتباط با مشتری:(CRM) ارتباطات میان مشتری و شرکت را - شامل انتخاب محصول، خرید، دریافت شکایات، خدمات پس از فروش و بازاریابی - به‌سوی یک سیستم تحت مدیریت سوق می‌دهد.
در نتیجه، شرکت قادر می‌گردد تا منابع محدود خود را به‌شکلی کارآمد بر مشتریان مناسب متمرکز کند. مدول توزیع و فروش می‌تواند بهبود یابد. به‌عنوان مثال، تابع فروش در نرم‌افزار 3/- SAP R یکی از نرم‌افزارهای مطرح- ERP قابلیت ترکیب‌بندی بالایی دارد و امکان مدیریت روشهای پیچیده هزینه‌یابی را فراهم می‌آورد. معمولاً فرایند سفارش فروش، نیازمندیها را به واحد تولید ارجاع می‌دهد. در رویکرد اتصال و به‌کاراندازی برنامه‌های کاربردی(ALE) که برای پیاده‌سازی روشهای توزیع - نظیر حمل‌ونقل غیرمتمرکز - استفاده می‌شود، انواع خاصی از اسناد اطلاعاتی کسب و کار باعنوان اسناد میانیIDOC) )، به‌طور خودکار در میان سیستم‌های ارتباطی منتقل می‌شوند؛ نیز یک پایگاه داده برای تولید خودکار اسناد میانی بین میزبان و سیستم‌های مرتبط با آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2-4 برنامه‌ریزی تولید: این جزء از نرم‌افزار با کاهش دوره‌های برنامه‌ریزی، ارائه اطلاعات به‌روز و افزایش بهره‌وری فرایندهای کاری، قابلیت تحویل سریع را برای موسسه فراهم می‌کند. چنین شیوه‌ای قابلیت به‌کارگیری در صنایع مختلف را دارا است. یکپارچه‌سازی مدول پشتیبانی فروش با سایر بخشهای زنجیره تامین، این اطمینان را ایجاد می‌کند که کلیه تبادلات مربوط به فرایند پشتیبانی - از تدارک مواد و انبارداری تا فروش و توزیع - به‌شکلی بهینه تنظیم شوند. از طریق این یکپارچه‌سازی دقیق برنامه‌های کاربردی، گردش مقادیر بخش پشتیبانی به‌طور خودکار به‌روز و مطابق با گردش ارزش در بخش مالی، دارائیها و حسابداری مدیریتی نگه داشته می‌شوند. در نتیجه پشتیبانی تولید، سطح بالایی از عملکرد را در برنامه‌ریزی و کنترل گردش مواد ارائه می‌دهد. در این مدول برای انواع شیوه‌های تولید (برحسب قابلیتهای نرم‌افزارERP مورد نظر) - از جمله تولید براساس اندازه انباشته، تولید تکراری، ساخت بر طبق سفارش و تولید فرایندی - به‌تناسب سناریوهای مختلفی به‌کار گرفته می‌شوند:
الف - سناریوی تولید براساس اندازه انباشته، باوظیفه‌ای با عنوانی نظیر برنامه‌ریزی فروش و عملیات آغاز می‌گردد که یک برنامه فروش بلندمدت است که جایگزین فرایند عمومی برنامه‌ریزی تولید گردیده است. پیش‌بینی‌های فروش و سفارشهای خرید، از طریق مدیریت تقاضا به برنامه وارد می‌شوند تا مقادیر و تاریخهای لازم برای محصولات نهایی و مونتاژهای مهم تعیین گردند.
ب - در سناریوی تولید تکراری (به‌معنای تولید محصولات مشابه در خطوط تولیدی با حجم بالا)، برای مدیریت تولید، به‌جای سفارشهای کار از زمان‌بندی تولید استفاده می‌شود. این زمان‌بندیها، کارکنان خطوط تولید را از محصولاتی که باید تولید شوند و توالی ساخت آنها مطلع می‌سازد. این سناریو کل زنجیره پشتیبانی را از برنامه‌ریزی تجاری موسسه تا زمان‌بندی و گزارش‌دهی جزیی تولید، تحت پوشش قرار می‌دهد.
ج - سناریوی ساخت برطبق سفارش(MAKE- TO-ORDER= MTO) یک استراتژی برای مدیریت تولید سفارشهای خاص یک مشتری است. نتایج این فرایند، به‌شکل گزارشهای جزیی و تحلیل هزینه‌های برنامه‌ریزی شده و واقعی هر سفارش ارائه می‌شوند. گردش این سناریو نظیر سناریوی اول با برنامه‌ریزی تولید و عملیات آغاز و باتایید و اجرای سفارش کاری تداوم می‌یابد. د - سناریوی تولید فرایندی، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل فعالیتهای لازم را برای ساخت فرایندگرا، مدیریت می‌کند. این روش، کل زنجیره پشتیبانی را از برنامه‌ریزی تجاری چندین کارگاه (کارخانه) تا سیستم‌های کنترل فرایند هر کارخانه پوشش می‌دهد. این سناریو نیز با برنامه‌ریزی فروش و عملیات آغاز و سپس داده‌های حاصل از سیستم‌های تولیدی هم به آن اضافه می‌شود تا سود و هزینه برنامه‌ریزی شده به‌دست آیند. سپس از طریق فرایندهای مدیریت تقاضا، پیش‌بینی‌های جزیی فروش و سفارشهای مشتری به چرخه برنامه‌ریزی وارد می‌شوند تا برنامه‌های تولید بلندمدت و سربرنامه تولید شکل گیرند. در نهایت، تسطیح ظرفیت سبب برقراری توازن میان سربرنامه و ظرفیتهای جمعی کارخانه می‌شود.
3-4 تهیه و تدارک مواد:مدول پشتیبانی تدارک که بعضاً با عناوین مدیریت مواد یا مدیریت انبار یا حتی مدیریت زنجیره تامین نیز شناخته می‌شود، دامنه‌ای وسیع از توابع یکپارچه را در اختیار دارد که سبب بهینه‌سازی خرید، مدیریت موجودی و عملیات انبار می‌گردند. سطح بالای اتوماسیون در این مدول، انجام فعالیتهای زمان‌بری همچون تعیین منبع بهینه تامین، تحلیل و محاسبه قیمت خرده‌فروشها، صدور سفارشهای خرید، مدیریت فرایند واگذاری اختیار برای تقاضاهای خرید و پردازش صورتحساب پرداخت را بسیار ساده‌تر می‌کند. در این مدول نیز سناریوهای متفاوتی قابلیت طرح و به‌کارگیری دارند، از جمله:
الف - سناریوی پردازش مواد انبار که نشان‌دهنده چگونگی پردازش گردش مواد، پیشبرد و کنترل آن است. این سناریو در نرم‌افزارهایی نظیر 3/SAP R، یک مدول مرکزی و حیاتی در زنجیره تامین است که شامل پیش‌بینی و برنامه‌ریزی احتیاجات مواد، توابع تاکتیکی، عملیاتی و اجرایی تدارک مواد، یکپارچه‌سازی تامین‌کننده با سیستم‌های حسابداری و کیفیت و گردش کار و مدیریت اسناد خودکار است؛ چرا که یک زنجیره تامین کارآمد، نیازمند یکپارچه‌شدن کل برنامه‌ریزی انبار و فعالیتهای عملیاتی در یک گردش فرایند یگانه است. فرایندهای برنامه‌ریزی احتیاجات مواد، کنترل موجودی، تولید و تدارک باید جملگی با یکدیگر کار کنند تا یک گردش روان از مواد با کیفیت به‌وجود بیاورند و به‌علاوه باید توانایی سازگارکردن فرایندهای فوق را با گردش کار در حال تغییر داشته باشند.
ب - سناریوی مواد مصرفی: هرچند که سیستم‌های کنترل موجودی، مقدار ارزش تمامی مواد را پیگیری می‌کنند تا گردش ارزش مالی با گردش فیزیکی مواد هماهنگ گردد، در برخی نرم‌افزارهایERP ، رده خاصی از مواد با عنوان موادمصرفی وجود دارند که ارزش آنها در سیستم موجودی ردیابی نمی‌شود و به‌عوض هزینه‌های آنها به‌طور مستقیم به شغل یا مرکز هزینه، بلافاصله پس از دریافت مواد از تامین‌کننده، تخصیص داده می‌شود. در این سناریو، سایر اقلام که تبدیل به موجودی شده‌اند، از طریق یک شماره مواد در پرونده اصلی مواد، برای سیستم قابل شناسایی و ردگیری هستند تا مقدار و ارزش پولی این اقلام، پیگیری و در سیستم حسابداری ثبت گردد. اما در مورد مواد مصرفی، تنها مقدار، موردنظر است و ارزش مورد حسابداری قرار نمی‌گیرد.
ج - سناریوی مدیریت انبارهای امانتی (کالاهای به‌امانت گذاشته شده از طرف شرکتی دیگر؛ مثلاً از طرف مشتری): اقلام ثبت‌شده به‌عنوان موجودی را می‌توان به‌ترتیب زیر دسته‌بندی کرد:
O ورودی به فرایند ساخت؛
O خروجی از تولید؛
O ذخیره شده به‌عنوان قطعه یدکی؛
O بازفروخته شده به یک مشتری؛
O به‌کار رفته به‌عنوان یک قلم تعویضی در تعمیر و نگهداری.
از آنجا که یک قلم می‌تواند به‌عنوان کالای انبارشده تحت مالکیت شرکت یا مواد امانتی و یا هردو مدیریت شود، این سناریو از طریق اختصاص یک انبار ویژه (در مفهوم دسته‌بندی اقلام و نه لزوماً به‌صورت واقعی) به هریک از فروشندگان، مدیریت اقلام امانتی را امکان‌پذیر و تسهیل می‌کند.
4-4 مدیریت سازمان و منابع انسانی: داشتن فرایندهای مدرن و انعطاف‌پذیر در مورد منابع انسانی - به‌ویژه در صنایعی نظیر مشاوره بازرگانی یا توسعه نرم‌افزار که داراییهای انسانی بسیار مهم هستند - سبب استفاده بهتر از این داراییها می‌شود و می‌تواند بررشد شرکت بسیار موثر باشد.
این نوع کارکرد در برگیرنده توابعی نظیر مدیریت کارکنان، پردازش وقایع تجاری، پردازش مدیریت سازمان، پردازش پرداخت و مدیریت حقوق و دستمزد است. فرایند تجاری مدیریت کارکنان به موسسه کمک می‌کند تا ساختار سازمانی خود را به‌وجود بیاورد و از این سیستم به‌عنوان مبنایی برای برنامه‌ریزی هزینه‌ها، نیازها و موارد مشابه مربوط به کارکنان استفاده کند. برنامه‌های کاربردی گوناگونی در این مدول، برای تسهیل وظایفی چون استخدام، برنامه‌ریزی توسعه کارکنان و ایجاد مشخصه‌های شغل و سیاهه‌های تایید صلاحیت، طراحی می‌شوند.
5-4 برنامه‌ریزی و کنترل تجاری: این مدول در برگیرنده کارکردهای کنترل موجودیت هزینه، تحلیل سودآوری، حسابداری مرکز سود و مدیریت هزینه‌ی بالاسری است.
بسته به نوع موسسه، کنترل هزینه محصول شامل دو فرایند هزینه‌یابی سفارش محصول و کنترل موجودیت هزینه است. هزینه‌یابی محصول، دربردارنده تخمین هزینه‌های مواد یا هزینه‌های موجودیت، پیش از به‌جریان افتادن یک سفارش ساخت است. این بخش کاربردی، ابزاری برای برنامه‌ریزی هزینه‌ها و تعیین قیمتها است که هزینه کالاهای تولیدی و نیز کالاهای فروخته شده را برای هر محصول محاسبه می‌کند.
در تحلیل سودآوری، فعالیتهای وابسته به محصول و بازار را به اطلاعات پایه‌ای حسابداری هزینه می‌شکنند؛ مثلاً تعیین می‌کنند که کدام محصولات یا بازارها بیشترین حاشیه سود را دارند یا مشخص می‌کنند که سود حاصل از سفارش یک مشتری خاص چگونه شکل می‌گیرد. این اطلاعات برای بهبود حسابداری هزینه در بخشهای فروش، بازاریابی، برنامه‌ریزی تجاری و مدیریت محصول طراحی می‌شوند. این کار به‌ویژه در شرکتهایی که در رده صنایع تولیدی و بازرگانی هستند و یا خدمات دیگر، قابل اجراست.
موارد فوق، مدولهای یک نرم‌افزار نمونهERP به نام 3/SAP R بودند که به‌صورت تفصیلی شرح داده شدند. طیف گسترده نرم‌افزارهایERP و مشتریان آنها و نیز تغییرات محیطی که بر نیازمندیهای مدیریتی موسسات تاثیر بسزایی دارند، موجب شده است که روزبه‌روز شاهد دسته‌بندیهای متنوع‌تر و عناوین جدیدتری از کارکردهایERP باشیم. مشتریان دریافته‌اند مادام کهERP اطلاعات حیاتی سازمانشان را در قالب یک سیستم جامع درنیاورد، بسیاری از این راه‌حلها کارایی لازم را در زمینه‌های کلیدی نخواهند داشت. گرچه این فاصله زمینه را برای حضور نرم‌افزارهای مدیریتSCM و یا زمان‌بندی و برنامه‌ریزی پیشرفتهADVANCED PLANNING AND SCHEDULING=APS) ) فراهم ساخت، نرم‌افزارهای امروزیERP ، خود دربرگیرنده بسیاری از این کارکردها در قالب یک مدول یا زیرمجموعه‌ای از آن هستند و همچنان در جهت یکپارچه‌سازی هرچه بیشتر گام برمی‌دارند. در هرحال، کلیه فعالیتهای درون موسسه و حتی فعالیتهای مرزی سیستم قابل دسته‌بندی در قالب مدولهای مختلف یک نرم‌افزارERP هستند. نرم‌افزارERP مورد انتظار شما می‌تواند به‌صورت یک انتخاب مناسب، خریداری، نصب و راه‌اندازی شود و یا به‌طور خاص کلیه فعالیتهای فعلی موسسه را به‌صورت مکانیزه، استاندارد و هماهنگ تحت پوشش قرار دهد و یا حتی بهتر از آن به واسطه طراحی مجدد از خلال یک مهندسی مجدد فرایند تجاری(BPR) موسسه شما را برای مواجهه با تغییرات فردا آماده کند.
5 - دلایل به‌کارگیریERP) )
سرمایه‌گذاری رویERP ، معمولاً برای هر سازمانی، به‌نسبت ابعاد آن، سنگین و هنگفت است و غالباً مدیران در سنجش بازگشت این سرمایه‌گذاری دچار اشتباه می‌شوند و آن را در قالب کمی وپولی جستجو می‌کنند. حال آنکه یکERP اگر به‌خوبی پیاده شود و سیستم‌های اجرایی را اصلاح و فرهنگ سازمان را متحول کند، با تسهیل و سرعت‌دهی به کلیه فعالیتهای یک موسسه و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در بین آنها، بازگشت سرمایه مطلوبی در برخواهد داشت.
دراین خصوص، دلایل عمده زیر در مورد به‌کارگیریERP در هر سازمان ذکر می‌شود: 1-5 یکپارچه‌سازی داده‌ها: به‌عنوان مثال، هنگامی که مدیر ارشد اجرایی(CEO) شرکت تلاش می‌کند تا عملکرد کلی سازمان را درک کند، روایتهای مختلفی از داده‌ها و حقایق مالی را می‌یابد. بخش مالی، عایدی را با اعداد خاص خود بیان می‌کند، واحد فروش روایت دیگری دارد و هر واحد دیگر نیز ممکن است به شیوه خود منابع مالی و یا عایدیها را بسنجدERP . یک نسخه منحصربه‌فرد از داده‌های مالی ایجاد می‌کند که نمی‌تواند مورد اشکال قرار گیرد؛ چرا که همه از یک سیستم مشترک استفاده می‌کنند. 2-5 استانداردکردن فرایندهای تولیدی: سازمانهای تولیدی - به‌ویژه آنهایی که قصد ادغام و یا خرید شرکتهای جدید را دارند و یا دامنه فعالیتهایشان وسیع است - معمولاً در می‌یابند که واحدهای تجاری مختلف سازمان، کارهای مشابه و وابسته‌ای را بااستفاده از روشها و سیستم‌های کامپیوتری و یا حتی دستی متفاوت انجام می‌دهند.
استانداردکردن این فرایندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری منفرد و یکپارچه، سبب صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری می‌گردد. 3-5 استانداردکردن اطلاعات منابع انسانیERP : به مدیریت منابع انسانی یک موسسه - به‌ویژه در سازمانهایی با واحدهای تجاری گوناگون - کمک می‌کند تا از روشی یگانه برای پیگیری کار و وقت کارکنان و ارائه حقوق و دستمزد و خدمات به آنان استفاده کنند.
6 - منافع حاصل از پیاده‌سازیERP
هر پیاده‌سازیERP که به‌طور صحیح و مطلوب صورت پذیرد، پیامدهای سودمندی خواهد داشت. به‌طور نمونه به واسطه افزایش فروشی که از طریق زمانهای پیشبرد کوتاه‌تر و نیز زمانهای تحویل قابل اطمینان حاصل می‌گردد، سود حاشیه‌ای موسسه افزایش می‌یابد. همچنینERP با توسعه و بهبود افق دید برنامه‌ریزان موسسه، باعث کاهش هزینه خرید و تدارک مواد، نگهداری موجودی اطمینان و... می‌شود، مشکلات و مسائلی از قبیل مدیریت نقدینگی، موجودی، خطر کمبود مواد، کیفیت، بهره‌وری، موعد تحویل، خدمات مشتری و... حذف گردیده و یا بهبود می‌یابند. لذا باکاهش ضایعات، نیاز به فضا و سرمایه در گردش، گردش نقدی بهتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها پدید می‌آید و بااستفاده از زمان‌بندیها و برنامه‌های پایدار و مطمئن&zwn
مقاله درباره شناخت سیستم‌های برنامه ریزی منابع موسسه